Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels
Girard Avocats Inc. est une organisation qui accorde de l’importance à la protection accordée à votre vie privée et à vos renseignements personnels.
La présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels a pour but de vous informer de nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de traitement, de divulgation, de conservation et de destruction de vos renseignements personnels.
Dans le cadre de notre activité juridique, nous collectons, utilisons et traitons des renseignements aux fins de réaliser nos prestations de services en matière juridique. La confidentialité est primordiale pour nous de même que le respect du secret professionnel auquel nous sommes assujettit. Nous respectons les normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous les renseignements, et tout particulièrement à l’égard des renseignements personnels.
En nous communiquant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Web girardavocats.com, par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente politique, et vous autorisez Girard Avocats Inc. et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.
1. Qui sommes-nous?
Girard Avocats Inc. est un cabinet juridique en droit de la famille, en droit de la personne et en droit civil.
Notre cabinet est directement responsable du traitement de vos renseignements personnels conformément à la législation en vigueur et aux normes réglementaires qui s’appliquent à notre profession.
2. Qui sont les personnes concernées par notre politique ?
La présente politique s’applique à chacun des membres du cabinet, peu importe son titre, son statut, ses fonctions ou son affiliation professionnels, ainsi qu’aux consultants et prestataires de services lorsque ces derniers y sont assujettis spécifiquement dans leur contrat de service.
3. Quels renseignements personnels collectons-nous?
Nous pouvons collecter et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de la réalisation de notre prestation de services et de nos activités, notamment :
- des coordonnées, comme un nom, une adresse postale, une adresse électronique et un numéro de téléphone;
- des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers et au détail des services que nous vous avons rendus;
- des renseignements fournis par nos clients ou pour le compte de ceux-ci et qui pourraient, lorsque cela est pertinent, comprendre des renseignements personnels sensibles;
- des données d’identification et d’autres données de vérification des antécédents, comme une copie d’un permis de conduire, une preuve de propriété ou des renseignements sur la provenance de fonds, nécessaires pour se conformer aux lois en matière de lutte contre le blanchiment d’argent;
- des renseignements liés au recrutement comme votre curriculum vitae, vos études et votre parcours professionnel et d’autres renseignements pertinents au recrutement au sein de Girard Avocats Inc.
- tout autre renseignement personnel fourni.
Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, vous être prié de ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès du titulaire de l’autorité parentale ou d’un tuteur.
4. Comment collectons-nous vos renseignements personnels?
Nous collectons vos renseignements personnels de plusieurs façons :
- Directement au cours des prestations de services juridiques que nous vous rendons;
- Par moyens numériques (téléphone, courriel, télécopieur, autres);
- Lors de vos demandes de renseignements par l’intermédiaire de notre formulaire de contact figurant sur notre site Web girardavocats.com ;
5. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
Vos renseignements personnels seront utilisés conformément à la législation applicable à la protection des renseignements personnels et conformément au consentement que vous aurez donné.
Nous pouvons donc utiliser vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes et pour les motifs indiqués, et ce, conformément au cadre défini ci-dessus :
- Afin de fournir nos services juridiques et des services connexes ainsi que pour la conduite de nos affaires en général, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre nos clients et nous.
- Pour répondre à des demandes de renseignements de personnes qui visitent notre site Web girardavocats.com .
- À des fins de marketing et de développement des affaires – pour fournir des détails sur les nouveaux services, pour recevoir notre infolettre juridique et des invitations à des conférences et à des évènements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de telles communications. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
- À des fins de recrutement – pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler chez Girard Avocats Inc.
- Afin de satisfaire et de nous conformer aux obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques.
- Afin de recouvrer des factures impayées qui nous sont dues et, s’il y a lieu, pour faire appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques.
6. Avec qui partageons-nous des renseignements personnels?
Nous pouvons partager vos renseignements personnels, en plus de nos employés, avec certains tiers, notamment les suivants :
- des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires qui nous fournissent des services de sites Web, de soutien administratif, d’entretien et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats écrits que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils prennent des mesures raisonnables et conformes à la loi pour assurer la confidentialité de ces renseignements;
- des organismes gouvernementaux, réglementaires ou d’application de la loi lorsque nous sommes tenus de communiquer ces renseignements ou si croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables;
- nos conseillers professionnels, nos banquiers et nos auditeurs;
7. Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?
Nous conserverons vos renseignements personnels tout au long de l’exécution du mandat et pour l’accomplissement des finalités pour lesquelles ces renseignements personnels nous ont été communiqués et pour toutes fins connexes autorisées.
Nous cesserons donc d’utiliser vos renseignements personnels dès que les finalités en question auront été accomplies.
En vertu des dispositions réglementaires, nous devons conserver les dossiers de nos clients pendant sept (7) ans à compter de sa date de fermeture, le tout sous réserve d’instructions à l’effet contraire.
8. Où conservons-nous les renseignements personnels et transferts internationaux?
Vos renseignements personnels sont conservés sur nos serveurs et/ou sur ceux de notre fournisseur de services TI situés au Québec.
Néanmoins, vos renseignements personnels peuvent être communiqués à des fournisseurs de services dont les installations sont situées ailleurs qu’au Québec. En faisant affaire avec notre cabinet, vous consentez au transfert de vos renseignements personnels dans des pays ou province (autres que la Province de Québec) où les règles de protection des renseignements personnels peuvent être différentes. Cependant, nous nous assurons que ces fournisseurs offrent une protection adéquate au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement connus en procédant au préalable à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et en faisant signer une entente écrite à cet effet par lesdits fournisseurs.
9. Comment protégeons-nous les renseignements personnels?
Nous reconnaissons que la sécurité de l’information fait partie intégrante de la confidentialité des renseignements personnels.
Nous mettons en œuvre les meilleures pratiques de l’industrie pour voir à la protection des renseignements personnels conformément à la législation applicable en matière de protection en cette matière.
À cet effet, nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou procédurales raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre toute consultation, utilisation, modification, divulgation et/ou destruction non autorisée et non conforme à la législation en vigueur.
Tous les membres de Girard Avocats Inc. et les tiers fournisseurs dont nous pouvons retenir les services et qui traitent des renseignements personnels pour notre compte sont aussi tenus par contrat de respecter la confidentialité des renseignements personnels.
10. Quels droits une personne détient-elle à l’égard de ses renseignements personnels?
10.1 Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Pour avoir accès à vos renseignements personnels, pour demander une rectification de vos renseignements personnels ou pour retirer votre consentement à la communication ou l’utilisation de vos renseignements personnels, vous devez adresser une demande écrite au Responsable de la protection des renseignements personnels de Girard Avocats Inc. (les coordonnées se trouvent à la fin de la présente Politique).
La demande de rectification devra être particulièrement précise et vous identifier correctement pour permettre à Girard Avocats Inc. de corriger ou de compléter adéquatement les renseignements personnels jugés inexacts ou incomplets.
Veuillez noter que la demande de retrait du consentement entrainera la fin des services juridiques par Girard Avocats Inc. au bénéfice de la personne concernée.
10.2 Traitement des demandes
Girard Avocats Inc. répondra normalement aux demandes d’accès, de rectification ou de retrait du consentement dans un délai de 30 jours, et ce conformément aux délais prescrits par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Toute l’aide nécessaire sera raisonnablement fournie aux personnes concernées qui veulent avoir accès à leurs renseignements personnels ou les rectifier, y compris pour ce qui est de clarifier ce qu’elles recherchent exactement.
Selon la quantité de renseignements demandés dans le cadre d’une demande d’accès, des frais nominaux pourraient être raisonnablement exigés pour couvrir les coûts engendrés par le fait de répondre à la demande.
Une notification écrite est fournie si Girard Avocats Inc. doit refuser à la personne l’accès à ses renseignements personnels pour des raisons juridiques, réglementaires ou d’autre nature.
10.3 Vos recours devant la Commission d’Accès à l’Information
Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont Girard Avocats Inc. a traité votre demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels, notamment en cas d’absence de réponse ou de réponse insatisfaisante, vous pourrez saisir la Commission d’Accès à l’Information d’une demande d’examen de mésentente.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec nous » ci-après.
11. Comment utilisons-nous les témoins de connexion ?
Lorsque vous utilisez notre site Web, nous pouvons installer un « témoin sur votre ordinateur ». Les témoins sont de petits fichiers de données créés par votre navigateur web et placés sur votre ordinateur. Ces témoins peuvent avoir plusieurs fonctionnalités, dont celles d’améliorer le fonctionnement de notre site Web.
Pour obtenir plus de précisions au sujet des témoins que nous utilisons, veuillez consulter notre Politique sur les témoins de connexion, laquelle fait partie de la présente Politique de confidentialité.
12. Comment communiquer avec nous?
Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, ou encore pour exercer vos droits, veuillez, communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel ou par la poste aux coordonnées suivantes :
Girard Avocats Inc.
À l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels
1358, Rue King Ouest
Sherbrooke (Québec) Canada J1J 2B6
info@girardavocats.com
13. Comment mettons-nous à jour la présente Politique de confidentialité?
Nous pouvons modifier le contenu de notre site Web et la manière d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, la présente Politique de confidentialité et notre Politique sur les témoins de connexion pourraient être modifiées à tout moment.
Nous vous invitons donc à les consulter de manière régulière afin de demeurer informé(e) de la manière dont nous traitons les renseignements personnels. En cas de modifications substantielles, un avis approprié sera affiché sur notre site web.
Dernière mise à jour : le 12 juin 2024